簡単にできる優先順位のつけ方【トヨタで学んだ「紙1枚 」にまとめる技術】

会社員として仕事をしていて、このような悩みを抱いたことはありませんか？

私自身も具体的にどうすればうまくできるのかと悩んでいました。

うまくできない理由の１つとして考えられるのは、「優先順位をつける」という言葉が「動詞」だからです。

「動詞」というのは抽象的で、実際にどう動いたらよいのかがわかりません。

自分や人を動かすためには、動詞を「動作」に変えることが重要となります。

例えば、「勉強をしなさい」なら、「この本のこの部分を読みなさい」「この本の問題を全部解きなさい」などと、具体的な動作に置き換えて言ってあげることが大切なのです。

優先順位を正しくつけることは、仕事の質と効率を高めるために非常に重要なスキルです。

本記事では、誰でも簡単にできる優先順位をつけるための動作について、【トヨタで学んだ「紙1枚 」にまとめる技術】に記載されている手法を紹介します。

優先順位をつけるための動作

下記①〜⑥を真似してやってみるだけで簡単に優先順位をつけることができます。

①「紙１枚」に緑色のペンでフレームを書きます。フレームの数は業務の量にあわせて８個、あるいは１６個を選んでください。いちばん左上のフレームに、「日付」とテーマ「今日やることは？」を入れます。

②青色のペンで「今日やること」を書き出していきます。時間は２分間。とにかく浮かんだものを全て書き出す。フレームが埋まらなくてもOK。

③書き上げたフレーム全体を眺めながら、「この中で特に重要なものは？」と自問します。最大３つまでに絞って、○で囲みます。

④「今日中に対応しないとまずいのはどれ？」と自問し、最大３つに絞り△で囲みます。

⑤「放置しておくとまずいものはどれ？」と自問し、最大３つに絞り□で囲みます。

⑥３つの質問を終えたところで全体を見渡し、下記のように順位を判定します。

このように、今日やることの優先順位が一目瞭然となることが体感できると思います。

この動作がもたらす仕事への効果

著者のワークショップ受講者の中には、毎朝出社して席につくとき、必ずこの作業を行うようにしたところ、１日あたりの残業時間がマイナス４時間になった人がいるそうです。

私自身もこの本を読んだあとこの作業を実践、継続しています。

さすがにマイナス４時間とは言いませんが、今まで「何からやろうかな」と漠然と思い悩んでいた時間（３０分くらい）は短縮できていると思います。

たかが３０分と思うかもしれませんが、１週間（平日５日）で2.5時間、1ヶ月で１０時間と考えるとインパクトありますよね。それだけの時間を他の仕事にまわすことができます。

またやってみたら気づいたのですが、この方法で優先順位を見える化すると、印がついてないものは「今日やらなくていいもの」と捨てる判断ができるようになるので無理して仕事を詰め込むことがなくなり、ムダな残業時間が減るというメリットがありました。

まとめ

会社員をしていると誰しもが遭遇する「優先順位のつけ方」というポイントに絞り紹介しました。

私が思うに本書の本質は、「誰でも簡単にできる思考整理法」を公開しているところだと考えています。

この思考整理法は、報告書・企画書・会議の資料や議事録、打合せ時の書類、プレゼン資料など様々な書類の作成時の「情報整理の仕方」、「考えのまとめ方」、「伝え方」について非常に役立つ方法だと感じました。

これらについての具体的な動作についても紹介されていますので、情報を整理するには具体的にどうやるのか、考えをまとめるにはどうすればいいのか、どうしたら伝わるのか、という疑問を抱いたことがある方は是非手にとって読んでみてください。